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NPO支援ツール事例:「出勤簿の作成・提出・管理システム」が2時間で完成! | 自然環境復元協会×サイボウズNPOプログラム

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環境活動をテーマに教育・社会啓発・政策提言に取り組む「認定NPO法人 自然環境復元協会」は、バックオフィス業務の効率化に力を入れる中で サイボウズ社が提供する「 kintone (キントーン)」に着目。

事務局長の河口さんから、「 kintone を導入することで、スムーズな情報共有を実現したい」と、当センターの小堀は相談を持ちかけられます。

小堀と kintone のプロデューサー中村龍太さんと、自然環境復元協会の事務所を訪問し、わずか2時間で「出勤簿の作成・提出・管理システム」導入をご支援した NPOの kintone 活用事例をご紹介いたします。

出勤簿の書類フォーマットがばらばら。紙ベースの事務処理も負担に。

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自然環境復元協会は、これまでも事務局業務管理の仕組み化に積極的に取り組まれていました。

業務課題のヒアリングする中で、事務局長の河口さんは、非常勤スタッフがエクセルで作成し、メールで提出する「出勤簿」にkintone の導入を検討されていました。

非常勤スタッフの入職した時期によって、書類フォーマットがばらばらな状況で、各自が出勤簿を作成し、提出。河口さんがエクセルデータの出勤簿を受け取り、内容についてメールでやりとりをし、フォーマット統一のためデータを微修正。紙に印刷をして経理に提出。

この業務をオンライン上の完結をゴールに、 kintone の導入に取組みました。

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非常勤の出勤簿のプロトタイプがあっという間に完成。

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これまで自然環境復元協会で実施してきた「エクセルの出勤簿」の項目を、簡単なマウス操作だけで完成。途中、計算式を正しく入力できていなく、表示されない場面もありましたが、それも簡単に修正。つくったシステムをすぐに直せるのがkintoneの特徴です。

「出勤簿をオンライン化できたことで、kintoneのコメント欄でコミュニケーションもとれるようになる。これまでエクセル添付メールを受け取って、コメントして、メールに添付して差し戻していた業務が軽減されます。」と、つくりながら河口さんは感動されていました。

プログラミングの知識、技術がなくても、 kintone なら出勤簿のオンライン化が実現。例えば、早い人だと3分で顧客管理、日報、見積書管理、契約書管理、交通費申請等の業務をオンライン化できます。

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kintone による「出勤簿」のオンライン化が実現し、社内運用をスタートすることができました。

今後は承認フローのオンライン化、月末処理、遠方スタッフのプロジェクト進捗管理、経費精算等、さらなるバックオフィス業務の効率化への展開も視野に入れています。「出勤簿」の kintone 導入により、業務のオンライン化が社内に浸透するきっかけとなったのではないでしょうか。

kintone 導入「ハンズオンサポート」の感想

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(写真左から、認定NPO法人自然環境復元協会 河口さん、加藤さん、NPOサポートセンター小堀、サイボウズ株式会社 中村龍太さん)

「 kintone 導入で、フィールドの野外活動と、バックオフィス業務の両立が見えてきました。事務局長として、1週間のうち半分近くが事務所での業務になっています。決済処理がオンライン上で完結できるようになれば、フィールド先の野外でも仕事を進めることができます。バックオフィス業務が効率化され、現場活動の時間を増やすことができ、NPOとしてさらに成長できる可能性を感じています。」(川口さん)

「機能に制限はありますが、その分運用がシンプルになったと思います。何より承認作業が簡易化されて管理工数の削減につながると期待しています。」(加藤さん)

「最初にエクセルのシートをみせて頂いたときは、ほんとうにkintoneで運用ができるのだろうか、と思うほど複雑な計算式と入り組んだ業務が入っていました。そのシートを基に、丁寧にNPOサポートセンターの小堀さんが、業務の内容を聞きながら、どれが大切でどれを捨てるのか、適格なアドバイスをしながらkintoneに落とし込んでいたことが印象に残っています。お互いに目の前でアプリの動きを確認できるkintoneの強みが十分に発揮されていました。」(中村龍太さん)

「サイボウズのNPOプランができたことで、ちょっとした普段の業務が、気軽にオンライン化、クラウド化できるようになったのは魅力です。今回の場合も、メールのやり取り、履歴管理等が煩雑になりがちな出勤簿を、入力から承認まで完結できる環境が構築できました。シンプルな業務から導入をはじめて、使い方を覚えてから複雑な業務にも応用するとよさそうです。小さな組織にもおススメです。」(小堀)

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本記事は「サイボウズNPOプラグラム」のご提供により企画されました。