「イベント参加者管理」をセールスフォースで実現――認定NPO法人ブリッジ エーシア ジャパン




? 支援者とのやりとりを団体内で見える化。
? イベント集客の「年間分析」を実現。
? 効果的な広報・通信費の大幅削減。


課題は「参加者/支援者の名簿管理」でした。
BAJでは、様々なイベントを複数の担当者で運営しています。以前利用していたデータベースは、イベント参加者の名前や連絡先などの“名簿”が中心で、団体との関係性やコミュニケーション履歴までは管理できていませんでした。そのため、イベント参加者と支援者(会員、サポーター、寄付者、ボランティアなど)との区別がつかず、団体との関わりが深い支援者にも「この人誰だったっけ?」ということにもなりかねない状況でした。

また、以前利用していたデータベースは参加者リストの作成ができなかったため、イベントごとに参加者名簿をエクセルで作成しなければいけませんでした。その参加者名簿の格納場所も決まっていなかったので、広報などで名簿を利用したい場合には、探さなければいけませんでした。


支援者対応の「社内ルール」づくり。

BAJでは、Salesforce導入時に「ファンドレイジング計画」や「支援者分析」を行いました。分析の結果、会員、寄付者、イベント参加者など、関係性がわかるようにデータベースに登録することで、各支援者の位置づけがクリアになり、また支援者ごとの対応ルールを明確化することができました。

例えば、ニュースレターの送付については、「イベント参加のみの場合は次号の送付」「会員や寄付者等は1年間の送付」など、各支援者に合わせたより細かな対応を行うことで、無駄な送付物の削減を行うことができました。従来ニュースレターの場合は、過去の全てのイベント参加者1,200~1,300名程度に送付していたのですが、次号の送付に絞ったことにより現在は800~900通程度に削減でき、効率よく、必要な情報を届けることができるようになりました。


また、各イベントの参加者リストをいつでも出力できるようになっただけでなく、Salesforceに登録するイベント名の入力ルールを工夫することで、イベント一覧の並べ替えなどから類似のイベントの参加者リストを簡単に探すことができるようになりました。例えば、イベント名の最初にイベント実施日を入れたり、事業名(国名)を入れたり[例:20121225_ミャンマー_イベント名]することで、「今年1年のイベント参加者」「ミャンマー関連のイベント参加者」などのイベントを一覧や集計して確認することができ、参加者リストも簡単に出すことができるようになりました。その結果、各イベントの参加者分析や集客に関する1年間のイベント分析などを効率的に行えるようになりました。

イベントへの参加だけでなく、電話での問合せや入金など、支援者からのコンタクトがあるたびに、Salesforceで各スタッフがその支援者に関する情報を照会し、履歴を確認することで、以前のコンタクト履歴を引き合いに出したコメントをするなど、支援者に合わせたきめ細かな対応を実現することができました。


イベント管理で活用している機能
キャンペーンキャンペーン機能を使い、キャンペーン(イベント)ごとのページを作成し、申込の時点から参加までの参加者管理している。 *1 
レポート各イベントをベースにレポート作成を行い、「①参加者リストとして活用」「②分析を行う際に活用」の2パターンでイベント管理の補助を行っている。 *2 
個人個人個人のページ内に参加したイベントを表示をさせることで、各個人のページからその支援者の当団体との関係性が分かるように工夫している。
一括メール送信イベント参加者へのリマインドメールや、参加のお礼メールの送付。また、例えばミャンマー関連のイベントを行う際に、ミャンマー関連の過去イベントに参加している方にあらかじめ一斉メールによるイベント告知を行うことで、より興味を持っている方をイベントへ招待している。
一括差し込み印刷イベント参加者に対する受領証等の発行に使用。
*1:キャンペーンとは、団体が支援者などの個人や組織に対して働きかける宣伝や普及・啓発活動などを指す。この機能では研修・セミナー・展示会などのイベント管理、寄付キャンペーン管理、ダイレクトメールや年賀状などの授受を管理が可能。
*2:レポートは、データを一覧に表示したり、グループ化して集計したりすることができます。


導入の効果・感想
イベントや寄付キャンペーンなどお知らせのメール送信では、個人名を入れることで返信メールの数が格段に増えました。また、Salesforce導入で効果的な広報と通信費の大幅削減を実現できました。

団体名認定NPO法人 ブリッジ エーシア ジャパン
設立年月1993年11月
組織規模229,807,939円(導入時)
234,878,258円(2011年度)
*支出・経常費用計
スタッフ数17名(導入時)
15名(2012年12月現在)
ウェブサイトhttp://www.baj-npo.org/
事業内容ブリッジ エーシア ジャパン(BAJ)はミャンマーとベトナムで国際協力活動を行う認定NPO法人です。BAJの活動は地域住民と話し合いながら進め、住民が自立して運営できるように支援をしています。



見て・さわって・体験しよう “イベント集客の「年間分析」を実現する” 方法とは

体験会・研修の詳細を見る⇒ http://npo-sc.org/salesforce_support/training.html



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