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事務作業の運用代行に留まらない課題解決のパートナー | 認定NPO法人ACEのNPOバックオフィスサポートサービス導入事例

認定NPO法人ACE(エース)は、「子ども、若者が自らの意志で人生や社会を築くことができる世界をつくるために、子ども、若者の権利を奪う社会課題を解決する」ことをパーパス(団体の存在意義)に掲げ、インドのコットン生産地、ガーナのカカオ生産地で、子どもの教育や貧困家庭の自立支援を行うほか、企業との協働、消費者への啓発活動、国際社会や政府への政策提言を行っています。

1997年に団体立ち上げ、2005年にNPO法人化し、現在では、SDGsに掲げられた目標8.7「2025年までにあらゆる児童労働を終わらせる」の達成に向けて活動を進められています。

管理部門の業務量が増える中、2019年春に会計担当のパートタイムスタッフの退職をきっかけに、NPOサポートセンターのバックオフィスサポートサービス(以下、B-SAPO)を導入しました。その経緯や効果について、経理・総務チーフの坂口志保さんにお話を伺いました。

 

会計担当者の退職をきっかけに外部の力を借りることに

ACEでは事業規模の拡大に伴って、管理部門の業務も増大傾向にありました。坂口さんも経理・総務以外の業務も担当されています。

会計業務に関しては、パートタイムスタッフが仕訳入力、坂口さんが確認と締め処理を分担して行っていました。

坂口:仕訳入力などの会計を担当していたパートタイムのスタッフの退職がきっかけになりました。元々、業務量が増えていく中で、外部の力を借りたいと以前から考えてはいました。

今回、退職の話が出てから実際に退職されるまでの期間が1カ月弱と短く、新規スタッフの採用は、時間・コストともに現実的ではありませんでした。NPOサポートセンターのB-SAPO事業は知っていたので、すぐに相談することにしました。

その後、B-SAPO担当者との打ち合わせがセッティングされ、B-SAPO導入に向けての業務の整理や引継ぎを始めました。

ACE経理・総務チーフの坂口さん

坂口:自分自身が退職するスタッフの業務を引き受けなければいけないと思っていたので、当時はかなり切羽詰まっていましたね。B-SAPO担当者と話をした際に、会計ソフトやACEの仕訳方法についてもスムーズに理解をしてもらえて、すぐに移行できることが分かり安心しました。

 

予めルールを定めて役割分担することで安心して任せられる

一般的に業務をアウトソースすることに抵抗感や不安を感じる人もいらっしゃいます。坂口さん自身や団体での考えはどうだったのでしょうか。

坂口:B-SAPOは、全く知らない団体ではなく「NPOサポートセンターが提供しているから」という信頼感がありました。元々、私自身がNPOサポートセンター主催のNPOへの転職希望者向けの研修を受講したことがきっかけでACEへ転職をしていて、以前からご縁がありました。B-SAPOの利用も理事からの提案だったため、導入に至りました。

ACEが運営するインドのブリッジスクール(働いていたために学校に行けなかった子どもが基礎学力を身につけ、公立学校へ編入できるよう支援する学校)の子どもたち

その後、引継ぎを経て実際にB-SAPOの利用が始まりました。役割分担としては、伝票類の整理をACEにて実施した上で、伝票をNPOサポートセンターが確認しながら仕訳の入力を行います。

坂口: 引継ぎもかねて最初の3カ月分の仕訳入力はB-SAPO担当者が事務所で行いました。

書類を事務所外に持ち出すことに当初不安もありましたが、お互いルールを決めてきちんと管理してもらえることが分かり、クラウド版の会計ソフトを活用してリモートでの仕訳入力をお願いしています。

あわせて、金融機関からデータを自動で取り込んでくれるアプリをB-SAPO担当者の提案を受けて導入しています。必要な部分は互いに確認しながら、リモートでも特に問題なくスムーズに実施いただいています。

 

B-SAPOは、NPO運営のよき理解者、そして強力なサポーター

ACEでは寄付が主な収入源になっていて、年間約1,100名の方からの寄付があります。Salesforceという支援者管理のクラウドサービスを利用していますが、管理・分析のために正確な情報を保持したいけれど、入力に時間がかかってしまうというジレンマがありました。

当初、B-SAPO導入は会計ソフトへの入力のみが対象でしたが、現在ではSalesforceへの支援者からの入金データの入力も対象となりました。

また、銀行振込・クレジットカードによる寄付、マンスリーサポーター制度やクラウドファンディングなど多様な支援方法を提供しており、支援者情報の一元管理のための整理もB-SAPOで行っています。

毎月の継続的な寄付者を「子どもの権利サポーター」として募っている(ACE ホームページより)

坂口事業規模が大きくなるにつれ、支援者管理ツールへの入金情報の入力作業にも時間がかかっていました。そこで入金情報の入力作業もB-SAPOにお願いすることにしました。

B-SAPO導入から約半年経った現在、B-SAPOの特徴をどんな風に感じられているのでしょうか。

坂口:単に業務のサポートだけではなく、B-SAPO担当者のみなさんはNPOでの勤務経験があるということで、NPOならではの事情をくみ取ってもらっているように感じますね。小さなNPOは業務をかけ持っている場合も多く、私もいろんな業務に携わっています。スケジュールが詰まっている時はそれを配慮してもらい、柔軟に対応してもらっています。

坂口さん(左)とB-SAPOの支援者管理を担当している松浦(右)

最後にB-SAPOへの今後の期待について教えていただきました。

坂口:今後さらに各作業を自動化・効率化していきたいと考えています。会計ソフトと支援者管理ツールの連携や、それぞれのさらなる活用など、業務改善を一緒に進められると嬉しいです。

「もっとこうしたい!効率化を図りたい!」と思っていても、なかなか考える時間がなかったり実現方法が分からなかったりするんですよね。困っていることを一緒に考えて改善していけるとありがたいです。

NPOのバックオフィス業務の支援を行う「 B-SAPO 」の詳細が気になった方はぜひ、NPOサポートセンターにお問合せください。

団体名 認定NPO法人 ACE
設立年月日 2005年8月(1997年12月設立、2005年8月法人登記)
組織規模 9,551万円(2017年度収入)
スタッフ数 正職員8名、短時間正職員5名(2019年11月時点)
webサイト http://acejapan.org/
事業概要 「子ども、若者が自らの意志で人生や社会を築くことができる世界をつくるために、子ども、若者の権利を奪う社会課題を解決する」ことをパーパス(団体の存在意義)に掲げ、インドのコットン生産地、ガーナのカカオ生産地で、子どもの教育や貧困家庭の自立支援を行うほか、企業との協働、消費者への啓発活動、国際社会や政府への政策提言を行っています。