NPO法人ダイバーシティ工房様

NPO法人ダイバーシティ工房（以下、ダイバーシティ工房）は、子どもたちが抱える問題にあわせ、学びを応援する学習塾と発達障害を持つ子どもたちを対象に学習指導とソーシャルスキルトレーニングを行う教室の運営をおこなう団体です。
Excelでの教室管理からSalesforce活用に取り組まれた内容をご紹介します。

◆ 手作業に頼っていたことを効率化・正確さアップを目指していた

今まで、「新規入会」「在籍生徒」「お問い合わせ情報」などはExcelで管理しており、蓄積されたデータはあるものの、うまく活用されていませんでした。また、経理などの時間がかかる作業や正確性が求められる作業をどうにか効率化できないかと思っていました。そんなときsalesforceを知り、バラバラになっていた情報をクラウド上で一元管理し、リアルタイムに分析したいと思い導入することにしました。

入会のお問い合わせがあった生徒情報や、在籍中の生徒情報が様々なExcelファイルに入っており、どれが最新の情報なのかがわからない状態でした。また、時間割作成や月謝請求における各種手続きのモレを防止することや、お問い合わせ・クレームの分析など、今まで手作業や感覚に頼っていたものをいつでも誰でも見えるようにしたいと思っていました。

◆ いままでのやり方から、急にセールスフォースだけにしなくてもいい

Excelで運用していたことを一気にsalesforceに入れ替えて運用することは難しいと考え、まずは従来の運用はそのままにして、データのみをsalesforceに入れ、そのデータを活用して分析することを初期導入フェーズとしました。そこから、運用自体を見直していき、徐々にsalesforceのみを使った運用に切り替えていきたいと思います。

データ自体は既にExcelにあったので、salesforceを使って、どう活用していけるかを意識しました。蓄積したデータを反映して、それをどんなグラフにすれば、視覚的に把握しやすいかを考えながらレポートを作り、分析しやすいようにまとめていくことは想像以上に地道な作業でした。運用を始めたばかりなので、改善点はまだまだ多いですが、今まで見えなかった（意識できていなかった）ものに気づき、見つめ直しながら、分析していきたいと思います。

見込み客（リード）から取引先責任者（生徒、マンスリーサポーター）への反映、ケースはお問い合わせ管理として活用しています。また、成績、時間割、売上情報は個別のオブジェクトを作成し、生徒や講師と紐付けるようにしています。生徒に関するToDoや活動、行動メモも必要に応じて入力しています。
今後は、各種お問い合わせに対しての自動返信メールや会員向けメールマガジンの一斉配信などにチャレンジしたいと思っています。

◆ Salesfoce導入の効果・感想

ただの一覧データから、数値化、グラフ化することによって、状況を把握し分析しやすくなりました。また、1つの情報だけでなく、組み合わせることによって、今まで意識できなかったことも把握できるようになっています。オブジェクトやレポートを作る前に、「これは何のためなのか？」「何がゴールなのか？」といった仮説や数値目標を立て、分析する際に「そこに向かっているかどうか？」「それが判断出来るかどうか？」を意識するようにしています。
データを残していくことから、データを活用していく、さらに業務を簡素化していくことを目指して、スタッフのみんながsalesforceを使うことがごく自然になっていければと思っています。

「データは残しているものの、うまく活用できていない」「現状を分析し予測を立てたい」そう感じている団体は多いと思います。導入準備は地道な作業も多く大変ですが、そこから得られるものはそれ以上に大きく、団体にとって価値のあるものになるはずです。また、salesforceに関する情報はYoutubeなど関連サイトで数多く公開されており、どうやって活用していけば良いのか見るだけでもとても勉強になります。是非ともsalesforceをつかって、未来に向かって行きましょう！