NPOのバックオフィスが不安定、非効率、人手不足―、そうした悩みを耳にしたことがある方もいるのではないでしょうか。

バックオフィスとは、企業でいうところの営業やサービス提供など顧客に直接対応する部署を後方から支援する業務です。具体的には経理・会計・総務・顧客管理・情報システム（IT）といった部門の業務のことを指します。

NPOのそうしたバックオフィス業務の支援を行うのが、NPOバックオフィスサポートサービス（通称 : B-SAPO ）です。NPOサポートセンターでは、B-SAPOの事業拡大に伴いこのプロジェクトのスタッフを新たに募集します。

NPOのバックオフィス支援は、どんな魅力がある仕事なのか、B-SAPOのプロジェクト担当の松浦亮輔（まつうら・りょうすけ）にインタビューをしました。

社会課題に取り組む組織が持続可能となるためのサポートを提供

-B-SAPOの事業の概要について教えてください。

様々な分野でNPOなどが事業や活動をおこなっていますが、「事務作業が煩雑で、本来注力したい業務に時間が使えない」「事業規模は大きくなっているが、事務局の体制や業務が整っていない」などの悩みを抱えています。

そこでB-SAPOでは、NPOなどの社会課題に取り組む組織に対して、事務局運営を効率化、安定化させ、持続可能な組織となるためのバックオフィスサポートを行っています。

会計や支援者情報管理（会員、寄付者、イベントや事業参加者の情報管理）などの領域について、業務の設計や見直し、ITツールの導入、作業の代行などを行っています。

-サポートされている団体さまはどんな団体がいらっしゃいますか？

活動分野、事業規模、創業間もない団体から老舗の団体まで、多様な団体をご支援しています。累計では、B-SAPOとしては40以上の団体のご支援実績があります。

私も複数の団体さまのサポートを担当していますが、様々な団体のご支援に関われることや得られた知見を他の団体の支援に活かすことができるのは、B-SAPOの業務の魅力の一つですね。

団体に寄り添いながら必要な支援を一緒に考えていく

-具体的にはどのようなサポートをされていますか？

まずは、これまでの状況を詳細に伺い、その団体にあったご支援を提案しています。

例えば会計であれば会計ソフトへの仕訳データ入力のような日常的な業務に加えて、属人的になっている業務フローの見直し、会計ソフト選定、オンラインバンキングとの連携設定など、改善の業務もあわせて行っています。

B-SAPOでは画一的なサービスを提供するというより、団体さまによって抱えている課題やご要望は異なるので、丁寧にコミュニケーションをとりながら必要な支援を団体のみなさまと考えていくことを大事にしています。

-団体にあわせた支援を行っているのがB-SAPOの特徴なのですね。サポートの事例を紹介いただけますか？

例えば、女性が自由に活躍できる社会づくりのために活動されている認定NPO法人ウィメンズ アクション ネットワーク（WAN）様では、会計業務、会員・寄付者情報管理、総会関連事務などをご支援しています。

WAN様は元々ボランティア中心の運営でしたが、団体が成長する中で業務量も増え、より安定的な運営を行っていくためにB-SAPOにお声掛けいただきました。

日々の業務では、会計データの入力、支援者さんからいただく会費・寄付の情報をデータベースに登録し、その情報に基づいて定期的に領収証の発行業務を行っています。

B-SAPOの支援開始時には、打ち合わせを重ねて複雑だった事務フローや決裁の仕組み、帳票の種類やフォーマットの見直しを行いました。例えば、経費精算の申請書式や決裁手続きをシンプルにしたり、会費納入状況によって細かく分かれていた会費の請求書のフォーマットを統一するなどしました。そうすることで、必要な情報を素早く確認できるようになり、スタッフのみなさんの事務に係る負担が減ることで、より活動に注力できるようになりました。

– データの入力や管理をB-SAPOが担うことで、団体さま側では支援者の方々とのコミュニケーションやミッション実現に向けた活動に注力することができるのですね。

そうですね、例えばWAN様では総会運営のサポートも行っています。総会は団体を支援する会員の方々（2020年7月時点約700名）へ年に1回活動を報告する重要なイベントのため、準備には業務負荷がかかります。

WAN様には会員の方への報告内容の検討に注力いただき、B-SAPOでは決算処理や総会の案内状・広報物送付のために必要な情報をデータベースからまとめ、印刷会社、発送代行事業者とやりとりを行います。

その後、返送されてくる出欠や委任に関する情報をデータベースに登録し、総会開催に必要な情報を整理してWAN様へお渡しします。年度初めの短い期間での対応が必要になりますが、WAN様へ確認や連絡をこまめにとりながら、全体がスムーズに回るように調整を行っています。

自分自身のNPOバックオフィス部門勤務で感じた課題がきっかけに

-松浦さんがB-SAPOに関わるようになったきっかけを教えてください。

大学卒業後にシステム会社勤務を経て、人権NGOやボランティアコーディネーション分野の中間支援団体の事務局で、事業系の業務に加えて会計や支援者情報管理を含む管理系の業務を経験しました。

その後、大学院への進学を経て、NPOサポートセンターのB-SAPOのスタッフ募集に応募しました。これまでのシステム会社や複数のNPOでの勤務経験が支援先の団体さまのご支援に活かせると感じた点が大きな魅力でした。

-松浦さん自身がNPOのバックオフィス部門のスタッフとして勤務された経験があるのですね。

はい、私が勤務していたNPOは団体規模は小さかったのですが、会計や法務局への変更登記の手続きや、労働保険、社会保険に関する事務など法人としての一通りの事務が発生するため、バックオフィス業務の負荷が高い状況でした。

日中は主に事業関係の活動に時間を使い、夜になってから会計や助成金申請等の事務を行わざるを得なかったため、労働時間も長くなりがちでした。活動関係の業務に比べて事務系の業務が後回しになり、後手後手の対応にならざるを得なかったり、活動に十分な時間を割ききれなかったりと無理を感じながら対処することが多くありました。

現在のB-SAPOでは、各分野で活躍されるNPOの活動基盤となるバックオフィス業務をサポートすることで、各団体がミッション実現のための活動に力を集中できるよう、支えることができると感じています。

 

多様な経験を持ったメンバーと一緒にバックオフィスサポート事業を創っていく

‐最後に応募者へのメッセージをお願いします！

B-SAPOメンバーの一人一人の経験が多様であればあるほど、多角的な情報や視点を持って、よりよいご支援ができるようになると思います。

既存のメンバーも多様な経験を持ったメンバーが集まっていますし、関東圏以外に在住のスタッフがいたりと勤務地や働き方も各人の希望やライフスタイルに合わせて多様な働き方をしています。

まだB-SAPOは事業としてスタートして間もなく、試行錯誤しながら作り上げている途中なので、よりよいB-SAPOを一緒に作っていけることを楽しみにしています。

━━ PROFILE ━━
松浦亮輔（まつうら・りょうすけ）
民間企業にてシステム開発に従事。2008年より公益社団法人アムネスティ・インターナショナル日本にてキャンペーン担当、NPO法人監獄人権センターにて事業実施及び会計を含む事務全般、NPO法人日本ボランティアコーディネーター協会にて事業担当のほか、支援者情報管理システムの導入・運用を担当。2019年NPOサポートセンター入職後、会計、支援者情報管理、総会運営等のバックオフィスサポートを担当中。日商簿記3級、准認定ファンドレイザー、ボランティアコーディネーション力2級検定。

━━ RECRUIT ━━
NPOサポートセンターでは、現在スタッフを募集しています。活動領域を問わずあらゆるNPO団体に寄り添い、バックオフィス業務を支えることで、団体の成長を支える仕事に興味のある方は、ぜひご応募ください。スタッフ一同お待ちしております！