最初からシステムありきで組織をつくりました──
そう語るのは、ワーキング・ホリデー制度を支援し、促進している一般社団法人日本ワーキング・ホリデー協会（以下、日本ワーキング・ホリデー協会）の池口さん。
ワーキング・ホリデー制度とは、『二国・地域間の取決め等に基づき、各々が、相手国・地域の青少年に対し、休暇目的の入国及び滞在期間中における旅行・滞在資金を補うための付随的な就労を認める制度』です。日本は、1980年にオーストラリアとの間でワーキング・ホリデー制度を開始したのを皮切りに、29か国・地域との間で同制度を導入しています（2023年8月1日現在）。(*)
(*)出所：ワーキング・ホリデー制度（2023年12月16日閲覧 外務省）
さて本記事では、日本ワーキング・ホリデー協会の池口さん、中田さんのおふたりにお話をお伺いしました。タイトルにもある通り、ご自身たちの業務にあった基幹システムを独自で開発されて、業務の大半を自動化されていらっしゃいます。
もしかしたら読者のみなさんの中には、デジタルツールやクラウド、システムに対して苦手意識をお持ちの方もいらっしゃるかもしれません。しかしぜひほんの少しだけでも、「システムありき」で組織や業務を考えている団体の様子をご覧いただき、皆さんの団体にも持ち帰っていただけるヒントを一つでも発見していただければ幸いです。
(*)冒頭の写真で、左が中田さん、中央が池口さん、右が上田さんです。
・一般社団法人日本ワーキング・ホリデー協会 理事長 池口 洲さん
・一般社団法人日本ワーキング・ホリデー協会 最高技術責任者 CTO 中田 昌樹さん
■聞き手：
・アマゾン ウェブ サービス ジャパン合同会社 パブリックセクター アカウントエグゼクティブ 上田 圭祐さん
ワーキング・ホリデー制度の普及と地位向上のために──
上田 : 本日はよろしくお願いします。はじめに日本ワーキング・ホリデー協会の簡単なご紹介からお願いできたらと思います。
池口 : 日本ワーキング・ホリデー協会はワーキング・ホリデー制度の普及と地位向上のためにさまざまな活動に取り組んでいます。
たとえば、みなさん留学という言葉はもちろんよくご存知なのですが、じつはワーキングホリデーという言葉は1%未満しか知名度がなくて、みなさんに知っていただくためにも、わたしたちはここ10年ほど、ワーキングホリデーに関する無料の説明会を毎日開催しています。
ほかにも、ビザ取得サポート、海外情報提供、留学費用説明会、個人面談カウンセリングなど、いまここに挙げたものはあくまでほんの一部ですが、いろいろな取り組みを行なっています。
ワーキング・ホリデービザを利用し海外に渡航する日本人を増やし、 来日する外国人も増やして、両国間の相互理解、国際交流が盛んになり、日本にもっと多くのグローバル人材が育つようにと考えております。
日本ワーキング・ホリデー協会の公式サイト（https://www.jawhm.or.jp）
日本ワーキング・ホリデー協会のAWS利用状況
上田 : さまざまな取り組みの中で、AWS(*)をどのようにご利用されていらっしゃいますか？
(*)アマゾン ウェブ サービス (AWS)は、世界で最も包括的で広く採用されているクラウドプラットフォームです。世界中のデータセンターから200以上のフル機能のサービスを提供しています。急成長しているスタートアップ、大企業、主要な政府機関など、何百万ものお客様が AWS を使用してコストを削減し、俊敏性を高め、イノベーションを加速させています。
中田 : 日本ワーキング・ホリデー協会の「公式サイト」、ワーキングホリデーにはまだ興味はないけれどもその入り口となる英語に興味をお持ちの方向けの「KOTANGLISH」（コタングリッシュ）、ワーキングホリデーの体験談を発信している「ワーホリストーリー」といったオウンドメディアをAWSで運用しています。
また、セミナー予約管理サイト、グループウェア、社内のスタッフが閲覧するナレッジ共有サイトにもAWSを利用しています。
上田 : ナレッジ共有サイトについて詳しくお聞かせいただけますか？
中田 : ワーキングホリデーに興味をお持ちの方は、目的や予算、行きたい国など、みなさん多種多様なのですが、そのお一人おひとりのニーズに合わせてお話をさせていただいているのが社内のスタッフで、我々は「カウンセラー」と呼んでいます。
我々のカウンセラーは国や地域ごとに担当を分けることはせずに、すべてに対応できるように準備を整えております。ナレッジ共有サイトはカウンセラーたちがそれぞれの国や地域の情報を知りたいときに検索できるシステムです。
KOTANGLISH（コタングリッシュ）（https://kotanglish.jp）
ワーホリストーリー（http://www.whstory.com）
基幹システムを内製し、業務の大半を「自動化」へ
上田 : ほかにもAWSをご利用されていらっしゃったらぜひお聞かせください。
中田 : 我々の基幹システムはいままさにオンプレミスサーバーからAWSクラウド上への移動を準備しているところです。セミナー参加者やワーキングホリデー希望者など、お客様の情報を管理するCRMシステム(*)でして、すべて内製です。
(*)CRM = Customer Relationship Management、顧客関係管理
我々の基幹システムでは、お客様の対応管理、金融機関とのシステム連携等自動処理化を進めています。また自動請求と受領書発行、パスポート等の必要書類の自動確認、留学手配の管理、手配先への自動確認管理を行なっております。
たとえば、カウンセラーがワーキングホリデー希望者の方とお話をして行き先が決まった場合、「見積書をつくる業務」と「お客様にお支払いしていただく日付をシステム上に登録する業務」のみカウンセラーが行ない、留学手配における残りの業務はすべて自動化されているということです。
上田 : 参考までにボリューム感も掴めればと思いまして、たとえば自動請求ということですが、請求書の発行枚数はどのくらいなのでしょうか？
中田 : 年間で約4,000通です。我々は当日朝の為替レートで日本円を計算することを決めておりますので、その計算も自動的に行なった上で請求書が発行される仕組みになっております。
上田 : ちなみに、カウンセラーとエンジニアの方って組織内にそれぞれ何人いらっしゃるんですか？
中田 : カウンセラーが15人で、エンジニアがわたし含めて4人です。
上田 : なるほど。もちろん規模の大きな組織は別ですが、NPOや非営利団体でエンジニアを抱えている組織自体は基本的には少ない気がします。エンジニアが4名いらっしゃるからこそ、いまご説明くださったように、ご自身たちの業務にあった基幹システムを独自で開発されて、かつ、その業務の大半を自動化されていらっしゃっていて、それはすごいことだと思いました。
インタビュイー：一般社団法人日本ワーキング・ホリデー協会 中田さん
AWSを選んだ理由
上田 : サイトはなぜAWSをお選びいただいたのでしょうか？
中田 : もともとはVPSのサーバーを借りていました。AWSへと移行した理由はいくつかありましたが、たとえば、ニュースでワーキングホリデーのことが取り上げられてアクセスが集中したときに全然対応できなかったことが過去にありまして、それを改善したかったということが挙げられます。
上田 : いままさに移行の準備中とおっしゃっていた基幹システムの方はいかがでしょうか？
中田 : 同様にいくつか理由はありますが、そのうちの一つをご紹介します。前々から池口も考えていたことなのですが、日本全国にワーキングホリデーについて相談できる窓口をご用意したいと思っていました。としたときに、インターネットに接続できる環境さえあればどこでも仕事ができるような状況をカウンセラーに提供するのが、我々エンジニアとしての仕事だと思い、AWSへの移行を決めました。
いまは、「AIありき」で推進中──
上田 : 最後に、今後見据えていることや今後の構想などについてお伺いできればと思います。
池口 : 最初から「システムありき」で組織をつくろうと考えていました。そしていまはさらに、「AIありき」でいろいろなことを進めております。
中田 : 具体的にはワーキングホリデー希望者の方向けのAIサービスを構想中です。
池口 : グローバル化に追いつくためにも、ワーキングホリデーで海外に行く人はもっと増えていくべきだと思っています。このコロナ禍で、情報や世界が急激なスピードで進んでいきましたが、そのスピードに追いつくためにもわたしたちはシステムを活用し、そして、より多くの人々にワーキングホリデーの機会を提供していきたいと考えております。
上田 : おふたりのお話から伝わってきたのは、「システムというものがやはり非常に重要である」ということでした。この記事をお読みいただいているNPOや非営利団体のみなさんにとっても大切な視点をいただいたと思っております。
池口さん、中田さん、本日は貴重なお話をありがとうございました。
聞き手：アマゾン ウェブ サービス ジャパン合同会社 パブリックセクター アカウントエグゼクティブ 上田 圭祐さん
NPO・非営利団体を支えるAWSクラウドサービスが気になった方はぜひ、AWSの日本の営業担当窓口にお問合せください。
本記事は「アマゾン ウェブ サービス ジャパン合同会社」の提供により企画されました。
