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NPO支援ツール事例:自治体との「報・連・相(ほうれんそう)」が無駄なく愛ある場に変わった! | コムラボ×サイボウズNPOプログラム

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サイボウ樹パークにて撮影

地域×IT×情報をテーマに、『地域の新しい「やりたい・かなえたい」を共創するをミッションに活動する栃木県足利市のNPO法人「コムラボ」は、地域Webメディア「あしかがのこと。」、北関東初のコワーキングスペース「SPOT3」を運営し、持続可能な地域づくりを目指して活動する団体です。

そんなコムラボが、市から受託した新規事業のPDCAサイクルをスピードアップするために選んだのがサイボウズ社が提供する「 kintone (キントーン)」です。常勤職員ゼロで、居場所・勤務時間もそれぞれ異なる組織運営をしているコムラボが、事業の連絡・引き継ぎの漏れを防ぎ、効率的な業務推進にkintoneをどう活用しているのか詳しく伺いました。

低コストで「情報共有から書類印刷まで」できるITツール

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20代のやる気に満ちた新メンバーも加入し第2創業期を迎えた2015年、コムラボは足利市から「地方創生先行・クラウドソーシング実証事業」を受託しました。

一方で、これまで活用していたITツールでは情報の正確さ・保管方法に難しさを感じていました。国からの監査もある委託事業のため、事業の記録を紙で保存・印刷する必要もありました。

半年間で成果を求められるスケジュールのため、すぐに社内外の関係者を集めスタートさせないと事業完了ができない状況のなか、システム開発が本業の山田さんは、情報共有に必要な環境を急ピッチでつくれるkintone を選びました。

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情報共有の環境がコーディング無し、たった1週間でできあがる

「サイボウズNPOプログラム」に申込み後、クラウドソーシング実証事業の「サポート窓口業務」のシステムづくりに着手。

kintone に用意されているテンプレートを応用し「日報」、「窓口相談記録」、「相談以外の事務局情報共有」、「メール問合せ記録」の4つの環境を即日で完成しました。

自治体の受託事業のため「紙の報告書類」が求められます。 そこでkintoneから「日報」と「窓口相談記録」を、1クリックでPDF印刷できるアプリ「ReportsConnect for kintone」を1週間で導入。相談対応の記録を、紙に印刷して、押印し、提出という流れがスムーズになりました。

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PDCAサイクルのスピードアップに集中できるツール

kintoneには「クラウドソーシング実証事業」説明会の参加者の記録、講座受講者の問合せ記録を蓄積しました。コムラボのメンバーだけでなく、足利市役所の方にもkintoneに入っていただき現場のことをリアルタイムに共有したので、月数回実施する市とのミーティングでは、フィードバックや改善案の提案といった具体的なコミュニケーションができるようになりました。

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NPO、自治体といった組織の壁を越えて「顧客の声と体験」を共有し、PDCAサイクルをスピードアップする。コムラボの「クラウドソーシング実証事業」におけるkintone 事例は、組織を越えたチームづくりを体現していました。

kintone 導入の感想

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(写真左から、サイボウズ株式会社 渡辺さん、NPO法人コムラボ 小手森さん、山田さん、武井さん、サイボウズ株式会社 中村龍太さん)

「 kintone はとても使いやすくメンバーにも好評です。コムラボの別事業のシステムに横展開を考えています。運営しているコワーキングスペースの鍵の管理票、支払台帳など、従来のExcel管理の次のステップとして、チームの情報共有の基盤にしたいです。」(コムラボ 山田雅俊さん)

「今回は必要に迫られて慌てて導入したので、2016年はもっと最適化したオペレーションで使いこなしたいと思っています。クラウドソーシングサポート窓口と講座受講者情報の一元管理を目指します。」(コムラボ 小手森泰介さん)

「“明後日からすぐに使える”システムはなかなかないから魅力的です。かなり工数削減になっているのを実感しています。」(コムラボ 武井京介さん)

「コムラボさんで使っているkintoneの日報アプリは単なる内容だけではなく、作業時間も入力し、そのデータが給与に反映するしくみ。これは、すでにコムラボの基幹システム!NPOにおけるkintoneの適応範囲の広さを学ばせて頂きました。」(サイボウズ 中村龍太さん)

「自治体とのリアルタイムな情報共有、帳票印刷アプリとの連携など、kintoneの先進的な活用方法をご紹介いただきありがとうございます。今後もコムラボさんが推進される足利における持続可能な地域づくり、新しい働き方の推進にサイボウズのkintoneがお役にたてれば幸いです。」(サイボウズ 渡辺清美さん)

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団体名 特定非営利活動法人コムラボ
設立年月日 2010年7月
組織規模 10,007,655円(2015年)
スタッフ数 常勤0名、非常勤10名(2015年)
ウェブサイト http://www.com-labo.com/
事業内容 「地域の新しい『やりたい・かなえたい』を共創する」をミッションに掲げる、
栃木県足利市を拠点に地域の情報技術を支援する非営利団体です。
地域Webメディア「あしかがのこと。」、コワーキングスペース「SPOT3」を運営しています。
情報通信技術を活用することで、地域の参画総量を増やし、これからの
右肩下がりの時代において持続可能な地域づくりを目指しています。

本記事は「サイボウズNPOプラグラム」のご提供により企画されました。