写真左から、NPO法人CRファクトリー 呉さん、外崎さん、サイボウズ株式会社 渡辺さん
「すべての人が居場所と仲間を持って心豊かに生きる社会の実現」を目指して活動するNPO法人CRファクトリーは、非営利組織のマネジメントや人材育成の支援を行っている団体です。
CRファクトリーの最重要プロジェクトに、NPO団体のコミュニティの状態を測定する「コミュニティキャピタル診断」があります。
「理念共感と貢献意欲」「自己有用感」「居心地の良さ」、この3因子を診断し、介入を行うことで団体の状態を改善するプロジェクトです。
2016年の年末、業務の作業の重さから診断数の限界を感じていた代表理事の呉さんは、「業務の効率化、ITツールでの自動化を実現したい」と、サイボウズNPOプログラムに注目。
サイボウズのkintoneとメールワイズを活用し従来の3分の1程度まで工数を削減しました。
代表とインターン「二人三脚」だったプロジェクトをいかに効率化し、新スタッフに引継いでいけたのか詳しく伺いました。
情熱でやり抜いたサービス立ち上げ期
NPO法人CRファクトリーの代表理事 呉さん
コミュニティキャピタル診断は、CRファクトリーと上智大学との共同調査です。「コミュニティの状態」と 「パフォーマンス」「幸福・健康」の関係を見ることができる診断ツールで2016年は実証実験として55団体に診断ツールを提供しました。
呉「当初のプロジェクトメンバーは、大学4年生でフルコミットしてくれたインターンの小池君と、私の2人体制でした。アンケートはクエスタント、診断結果はExcelのマクロを組みましたが、進捗管理やリマインド、レポートの送信などはExcelやメール、PDFを組み合わせ作業していました」
3日前、7日前、当日など回答を得るためにリマインドをかける必要がある
社会人を超える働きぶりのスーパーインターン小池さんの活躍によって、試行錯誤しながらもサービスのフローが確立されていきました。
呉「1年間やり抜いたことで、社会にインパクトが高いサービスだと確信をもてました。効率化と自動化によって、診断数の桁を増やしたいと強く思いました」
呉「ただ、少人数で対応できる数に限界を感じていました」
kintone とメールワイズで作業の負担軽減を図る
進捗管理やリマインド、結果の送信はkintoneとメールワイズで効率化した
2017年2月、サイボウズが無料で開催している「導入相談Cafe 」で、呉さん、外崎さん、小池さんは業務の効率化について相談しました。
呉「全自動化は無理でしたが、サイボウズのITツールなら、労力が軽減できると提案してもらい、 kintone とメールワイズの導入を決めました」
2017年3月、小池さんは大学とインターンを卒業。管理業務を担当する外崎さんがプロジェクトを引き継ぎました。
NPOにとってITシステム導入と聞くと難しいと想像しがちですが、kintone はアプリを利用する感覚で始めることができると外崎さんは語ります。
外崎「意欲やとりあえずやってみようという文化のあるチームであれば、活用できると思います」
NPO法人CRファクトリーの管理業務担当 外崎さん
2017年5月、外崎さんは無料お試し期間30日を使って、新インターンの中村さんと運用を開始しました。
外崎「インターンの中村さんは、ITツールへの苦手意識がありました。でも kintone とメールワイズは一通り触ってみたら、自分でできる感覚を得てもらえました」
いまでは中村さんが、代表の呉さんに kintone の使い方、データの見方を説明するぐらい使いこなしています。
業務効率化に成功し、新メンバーがプロジェクトを引継ぐ
外崎「進捗状況は団体毎に違いますが、kintoneでステータスを絞り込み、テンプレートを使って状況に応じたメールを送信しています。メール作成や送信ミスへの心理的負担、工数が確実に減りました」
1年前は、アンケートフォームを確認しながら、進捗の数字を手入力し、宛名やメールアドレスをコピー&ペーストし1件1件を地道に送っていました。
現在はメール作成のボタンを押せば、アンケート期間や宛名、メールアドレスなどが自動的に差し込まれます。kintoneとメールワイズは連携しているため別にメールソフトを立ち上げる必要もありません。
テンプレートから状況に応じた文面を選んでメールが作成できる
現在は、インターンの中村さんを中心に、外崎さんがサポートする「新体制」でコミュニティキャピタル診断は行われています。
呉「kintoneとメールワイズを導入したことで、管理工数の削減ができただけでなく、業務が私から離れました。経営者からスタッフへとバトンタッチできたのは、大きな組織基盤の変化です」
より多くの団体に届けられるようになった
kintone の魅力を語る呉さんと外崎さん
2017年10月現在、コミュニティキャピタル診断は、約150団体 3500名が受診しています。
外崎「インターンの小池君がやっていたことを、そのままやれといわれたら発狂していたと思います（笑）」
呉「小池君の卒業には不安がありましたが、kintone とメールワイズが入ることで、担当が変わっても継続できるようになりました」
呉「年間55団体が限界だと思っていましたが、100団体が現実的になりました。1000団体もいけるかもしれません。より多くの団体に届けられることにワクワクしています」
サイボウズ渡辺「強くあたたかい組織をつくるためのコミュニティキャピタル診断には以前から注目し勉強会にも参加していました。素晴らしいサービスの普及にサイボウズ製品が貢献できていることが嬉しいです。今後もCRファクトリーさんをはじめとするNPO団体の皆さまとチームワーク溢れる社会を創っていきたいです」
本記事は「サイボウズNPOプログラム」の提供により企画されました。
